La newsletter est l’une des méthodes de diffusion de l’information les plus efficaces. Ses enjeux sont multiples.

Elle permet de tenir informés les collaborateurs des informations de la veille effectuée, afin que ceux-ci puissent en tirer des décisions stratégiques.

On reboucle ainsi le cycle de la veille.
Elle est également un excellent moyen d’attirer et de fidéliser les utilisateurs d’une plateforme de veille, grâce à la méthode du pull.

Enfin, on peut également l’utiliser en tant qu’outil d’analyse, afin de distribuer conjointement les résultats de la veille et les commentaires d’experts-métiers. 

Répondre à un besoin en sélectionnant le contenu de la newsletter

La newsletter peut contenir de multiples informations et revêtir de nombreuses formes pour répondre à des besoins variés.

1. Choix des articles
Le choix des articles ajoutés à la newsletter se faire soit manuellement, soit automatiquement. Dans le cas d’une sélection manuelle, le veilleur triera les articles pertinents issus de sa veille, puis en sélectionnera certains pour l’envoi de la future newsletter. Cette sélection se fait sur de multiples critères, comme :

• le focus sur un sujet en étude dans l’entreprise,
• la date de l’article, afin d’être au plus près de l’actualité,
• des notions géographiques pour cibler la newsletter sur un marché précis,
• le caractère urgent d’une information (qui nécessite une réponse immédiate),
• etc

Les articles peuvent également résulter d’une sélection automatique. Dans ce cas, le veilleur ajoute des requêtes automatiques, constituées de divers critères. Ces requêtes se base sur :

• le classement de l’article dans le plan de tags,
• des critères libres (des mots-clés présents dans le corps des articles)
• le traitement de l’article (publié à la Une, c’est-à-dire en tant qu’information principale).

Tous les articles répondant aux critères de sélection s’ajoutent à la newsletter, sans action nécessaire de la part du veilleur.
À tout moment, le veilleur pourra ajouter, déplacer ou supprimer les articles issus de la sélection automatique.

2. Traitement des articles

Les articles peuvent apparaître de diverses manières dans la newsletter. Ils peuvent reprendre le corps intégral du texte afin d’apporter une information exhaustive.

Il est également possible de n’afficher que le début de chaque article, afin de renvoyer les lecteurs vers la plateforme. Cela correspond à une méthode de pull et va permettre de diriger les lecteurs vers d’autres informations, qu’ils n’auraient peut-être pas consultées.

Chaque article peut être traité afin d’y ajouter le commentaire d’un veilleur, l’analyse d’un expert-métier. A l’information primaire, on peut donc ajouter une mise en perspective, une note interne, une recommandation, etc.

Il est donc possible de faire figurer les deux éléments dans la newsletter : l’information et son analyse.

Enfin, il est envisageable de retravailler chaque donnée pour ne diffuser qu’un résumé des articles. Le résumé permet de mettre en avant les informations capitales du document et contribue donc à faire gagner du temps aux lecteurs. C’est également un moyen d’analyse, en soulignant les points importants et les enjeux de chaque information.

3. Traitement de la newsletter
Tout comme chaque article, la newsletter peut être retraitée. Un édito peut être ajouté à chaque newsletter, pour mettre en lumière les informations capitales de cet envoi. Cela permet de créer une analyse globale et de manière régulière.
La newsletter peut également revêtir la forme d’un dossier ou d’une étude. Dans ce cas, on ne distingue pas d’article précis. Les articles sont analysés et contribuent à créer un dossier thématique. 

Travailler le format de la newsletter

Le format de la newsletter doit être plaisant et maniable, afin d’être utile pour ses lecteurs.
On travaillera donc sur la lisibilité de la newsletter, et notamment sur l’usage de polices, de couleurs et d’images adaptées afin de rendre la lecture plus agréable.

Le rubriquage de la newsletter et l’usage de sommaire est également un point à affiner. Un rangement efficace des informations permet aux lecteurs de consulter directement les sections les plus pertinentes pour eux.
La lecture d’une newsletter doit être rapide et efficace. La newsletter doit permettre de gagner du temps et non pas d’en perdre. Il est donc essentiel de travailler le format de l’envoi pour maximiser l’utilité de la newsletter.
On pensera également à ajouter des informations de contact, pour aider à la remontée d’informations et la communication avec l’éditeur. 

Cible, rythme, penser à tous les paramètres de la newsletter

Identifier la cible de la newsletter est essentiel car cela impactera son contenu. Qui va recevoir la newsletter ? Les membres du comité de direction, les cadres, l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise, ou même des clients externes de la veille ? Il est envisageable de créer plusieurs newsletters afin de répondre aux différents besoins de chaque cible. 

Le rythme est également à prendre en considération. Chaque périodicité peut correspondre à un envoi précis :

• Le rythme quotidien, pour l’envoi d’un flash info ou d’une newsletter reprenant les éléments clés de la journée, en cas d’informations majeures.
• L’envoi hebdomadaire est le plus courant. Il pourra correspondre à une newsletter reprenant les articles pertinents de la semaine, ainsi que leur analyse éventuelle.
• Le rythme mensuel, pour les études et analyses des articles précédents afin d’en faire des dossiers. Ce rythme est également utilisé dans le cas de la diffusion d’une veille marché ou de résultats mensuels.

La newsletter est un moyen efficace d’informer ses collaborateurs, de les fidéliser à la lecture des informations de veille, d’engendrer de l’analyse, ou encore de capter des remontées d’informations.
Il ne faut pas négliger les aspects d’exploitation et de diffusion des articles de presse, qui doivent se conformer aux règles de droits d’auteurs ou d’exploitation comme le fait par exemple le CFC (Centre Français d’exploitation du droit de Copie).