Depuis presque 5 années, les services de veille de la Cour des comptes bénéficient de KB Suite. Un changement majeur, qui s’est accompagné d’une phase d’acculturation et dont les résultats sont sans appel.

Elle constitue le plus ancien des « Grands Corps » de l’Etat : créée en 1807 par Napoléon 1^er, la Cour des comptes a pour objet principal d’informer les citoyens du bon usage des deniers publics. Pour cela, l’institution remplit quatre missions structurantes : contrôler la gestion de l’agent public, évaluer les politiques publiques (de la santé à l’éducation nationale, des transports à l’économie…), juger les gestionnaires publics et certifier les comptes de l’Etat comme ceux de la Sécurité sociale. « Le service Veilles vient en appui aux magistrats qui en 2023 ont publié 1300 rapports, dont la plupart sont consultables sur le site de la Cour. Cela suppose la gestion d’un grand nombre d’informations », explique Fabrice Carbonnel, responsable du Pôle Veilles à la Direction de la documentation et des archives.

Revoir l’approche globale de la veille

Des informations d’autant plus pléthoriques que la Cour des comptes est organisée en un ensemble de 7 chambres spécialisées thématiques, et comprend en outre 13 Chambres régionales et territoriales des comptes (CRTC). « Des veilleurs spécialisés permettent de tenir informées les équipes en charge du contrôle, les magistrats et plus largement le personnel dans son ensemble. Au total, nous sommes une trentaine de professionnels qui participons à la veille », précise Fabrice Carbonnel, animateur de ce réseau. Ces professionnels réalisent à la fois de la veille thématique, de la veille régionale et de l’appui au contrôle des comptes (que ce soit pour des audits financiers, des évaluations de politiques publiques, ou encore des enquêtes thématiques par exemple). Un travail exigeant, structurant pour les équipes de contrôle, porté par un réseau qui, en 2019, amène la Cour des comptes à envisager le recours à un éditeur de solutions de veille.

« Nous avions jusqu’alors des usages disparates, sans véritable partage de l’information : il était devenu urgent de revoir notre approche d’ensemble. Ainsi, pendant une année, nous avons choisi de tester KB Suite, la solution développée par KB Crawl. Cette phase d’expérimentation a réuni une petite dizaine de personnes et permis de se rendre compte des véritables atouts de la solution ». Facilitation d’accès à des sources de veille variées, automatisation des tâches chronophages, partage plus aisé des sources comme des informations, accès à l’application smartphone, statistiques de consultations et datavisualisations… Suite à cette expérimentation, la décision est prise d’adopter la solution en 2020. C’est alors une nouvelle étape qui s’ouvre, et non des moindres : le déploiement.

Un important travail d’acculturation des équipes

Entre 2020 et 2023, l’acculturation à l’outil et le déploiement de KB Suite font l’objet d’un accompagnement important mené en interne. Il faut alors expliquer aux équipes les atouts de la solution digitale que la Cour des comptes a choisi de privilégier, mais aussi promouvoir l’éventail large des bénéfices entrevus lors de la phase de test. « Il y a un ticket d’entrée technique si l’on veut appréhender convenablement KB Suite », témoigne Fabrice Carbonnel. « C’est en quelque sorte la rançon du succès : la plateforme autorise beaucoup de choses et, si elle est correctement utilisée, elle permet une personnalisation fine du travail de veille. »Il est primordial de bien communiquer sur l’ensemble des tâches qu’il est possible d’effectuer, et plus particulièrement le paramétrage fin des sources. « Cela n’a pas toujours été évident, les collaborateurs et collaboratrices ont eu besoin de formations et d’accompagnements spécifiques. »

Le résultat est là. Après un déploiement progressif dont Fabrice Carbonnel estime qu’il est définitivement terminé depuis la fin de l’année 2023, KB Suite est désormais mutualisée, et les règles de travail font l’objet d’ajustements réguliers. « Chaque mois, un point avec le réseau des veilleurs est organisé pour échanger sur les actualités de nos veilles, les bonnes pratiques de l’outil, les statistiques, etc. Par ailleurs, nous organisons régulièrement des comités éditoriaux au sein desquels nous réfléchissons par exemple à l’harmonisation du nommage des sources ou à la création des tags. » Un travail en réseau qui, grâce aux capacités techniques et technologiques de KB Suite, permet au collectif de veilleurs d’être plus efficace.

De nombreux bénéfices

À l’usage, les bénéfices de la solution développée par KB Crawl sont pluriels. Ils concernent tout à la fois la capacité à surveiller un large éventail de sources, à partager ces mêmes sources (chacune est paramétrée pour tous), à homogénéiser les newsletters (dont la présentation est jugée plus harmonieuse avec KB Suite) et à mesurer grâce aux statistiques la manière dont les lettres sont lues. La solution a également amené la Cour des comptes à personnaliser la page d’accueil pour chaque juridiction. « Le système de tags permet de capitaliser les informations et chacun a la capacité de se créer ses propres alertes, et à être informé en temps réel… Quant à l’usage des alertes de veille pour nos usagers, il est devenu intuitif : chacun s’abonne très facilement à nos tags, ce qui au passage pose la question de la complémentarité des tags et des newsletters. »

Quatre ans après les premiers tests, KB Suite est ainsi devenue l’outil de référence grâce auquel les équipes des juridictions financières (Cour des comptes et CRTC) développent chaque mois une petite cinquantaine de newsletters et surveillent une trentaine de thématiques nationales. Performant, l’outil s’harmonise avec l’organisation du réseau de veille, lequel espère désormais de nouvelles avancées relatives à la création du workflow de création des apparences, et à la finalisation du nouveau module de statistiques. « Nous attendons également beaucoup de la refonte de l’application mobile, à la suite de laquelle nous pourrons pleinement proposer son utilisation », conclut Fabrice Carbonnel. « Pour cela, mais aussi dès que nous avons la moindre question, nous sollicitons régulièrement le support KB Crawl. Il est toujours très réactif et nous permet de trouver rapidement des réponses à nos interrogations. »

À propos de KB Crawl SAS :

KB Crawl SAS est un leader français dans les solutions et services de veilles pour les entreprises. Créée en 2007 et basée en France, la société compte plus de 100 000 utilisateurs de ses solutions dans le monde. KB Crawl SAS aide ses clients à améliorer leurs performances en leur offrant des services et des solutions innovantes afin de mener les actions adéquates pour la mise en œuvre de leur stratégie.

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