Outils de veille et utilisateurs : quelles sont les bonnes pratiques pour les inciter à consulter les informations de la veille et fidéliser leur connexion à votre plateforme de veille.

Publier des informations issues de la veille sur une plateforme de veille dédiée est une première étape, qui ne se suffit pas toujours à elle-même. Les utilisateurs des outils de veille, via la plateforme doivent être incités à s’y connecter, afin qu’il en mesure l’exact potentiel et la qualité des informations qui y sont publiées régulièrement.

Plusieurs méthodes permettent d’attirer les utilisateurs de plateforme de veille et de les fidéliser, pour qu’ils bénéficient des articles de la veille et contribuent à leur tour à les enrichir via outils de veille adaptés.

La méthode traditionnelle est bien évidemment « le pull », grâce à la diffusion de newsletters facilitée par les outils de veille. Cette méthode ancienne fait toujours ses preuves, puisque l’envoi d’une newsletter résulte toujours en un pic d’activités. Ces envois réguliers risquent de cantonner la veille à un email que les utilisateurs attendent dans leur boite de réception. Pour ne pas réduire votre action source de réactions à la newsletter, il est essentiel d’élargir votre action avec d’autres méthodes de fidélisation des utilisateurs.  

Outils de veille et utilisateurs : adaptez-les aux besoins pour fidéliser davantage

Administrer une plateforme de veille sans prendre en compte les besoins et les souhaits de ses utilisateurs est un risque avéré de déception. Comme tout produit, la plateforme de veille doit répondre aux besoins de ses consommateurs. Plusieurs pratiques permettent d’analyser l’utilisation de la plateforme de veille afin de s’adapter aux usages des utilisateurs.

Un suivi statistique est une première étape dans l’étude des habitudes des lecteurs. Il permet de repérer les thèmes les plus suivis et de classer les centres d’intérêts. Les outils de veille aident à s’adapter à ce suivi. Par exemple, ils permettent l’ajout de widgets pour mettre en avant les articles, les tags les plus consultés ou les articles les plus likés.

Les administrateurs de la plateforme de veille peuvent également suivre des statistiques sur le backoffice. Elles indiquent le volume et niveau de consultation par tag ou les résultats après diffusion des newsletters. L’opportunité de mesurer concrètement le nombre d’ouvreurs et les articles ayant été lus.

Savoir quels sont les sujets qui intéressent le plus les utilisateurs vont aider le veilleur à focaliser la veille sur ces sujets ou au contraire à mieux communiquer sur les sujets moins consultés pour les mettre en avant.

L’outil de veille, un allié de choix pour faire participer les utilisateurs

S’adapter aux besoins des utilisateurs est un pas en avant, mais leur permettre de participer à la veille les implique véritablement. Chaque lecteur s’inscrit dans une dynamique collaborative. Autre option pour les administrateurs : donner aux utilisateurs la possibilité de commenter les articles, dans des thématiques choisies selon une stratégie ciblée.

Pour aller plus loin, les administrateurs peuvent mettre à disposition des utilisateurs une adresse réceptrice d’email dans la plateforme. Les utilisateurs peuvent alors partager leurs informations de veille. C’est un excellent moyen d’obtenir de l’information grise.

Il est possible de donner aux lecteurs la possibilité d’écrire des articles. Ils deviennent alors des contributeurs à part entière. La gestion des profils laisse les administrateurs attribuer les droits de manière très fine. Chacun des lecteurs (ou uniquement quelques utilisateurs identifiés) peuvent ainsi proposer des articles aux veilleurs, publiables après validation.

Effacer les barrières pour s’adapter toujours plus et fidéliser en continu

L’adaptation aux utilisateurs passe également par la prise en compte de leurs contraintes. Pour ceux qui travaillant dans un bureau, il est facile de se connecter à une plateforme pour y lire les informations de la veille. Les personnes itinérantes peuvent être facilement confrontées à des problèmes d’accès liés à une connexion défaillante. L’utilisation de l’application mobile KBP Mobile pallie cette contrainte. L’application permettra à tous de consulter les articles directement sur leur mobile pour s’abonner à des thématiques et recevoir des notifications. L’application permet de lire leurs articles favoris ou dernières notifications, hors connexion.

Autre blocage à anticiper : se souvenir de son mot de passe !

La plateforme de veille étant un site protégé, elle nécessite un login et un mot de passe pour s’y connecter. Cette barrière de la connexion peut aisément être supprimée, en utilisant la technologie du SSO ou « sigle sign on ». Cette technologie permet de lier les comptes de la plateforme à ceux de l’entreprise (comme par exemple les comptes windows ou ceux d’un intranet).  Cela signifie que lorsqu’un utilisateur ouvre sa session windows sur son ordinateur, il est automatiquement connecté à la plateforme de veille.
En éliminant cette barrière, la consultation de la plateforme est facilitée.

Plateforme de veille : préparer le terrain pour monter en puissance

Effectuer un bon lancement de sa plateforme est essentiel pour capter l’attention des lecteurs dès l’ouverture. Une méthode peut être mise en place : le principe de montée en puissance.

Le principe : les administrateurs proposent aux utilisateurs une plateforme simple, avec peu de fonctionnalités. Au fil des semaines, ils dévoilent des nouveautés ; possibilité de commenter les articles, se créer des alertes sur des thématiques, utiliser des modules comme la datavisualisation…
Cette méthode a deux bénéfices : elle permet aux utilisateurs de s’habituer petit à petit aux différentes fonctionnalités.  La prise en main est ainsi facilitée. Le second avantage est de maintenir l’attention des utilisateurs durant plusieurs semaines, grâce à du teasing et des nouveautés régulières.

Une fois la plateforme de veille paramétrée avec toutes ses fonctionnalités, les administrateurs auront encore des nouveautés à présenter à leur utilisateurs, grâce aux mises à jour régulières des outils par KB Crawl.

Enfin, l’adage a beau être de ne pas juger sur l’apparence, c’est cependant un élément important. Le dynamisme de l’apparence de la plateforme, et notamment l’utilisation de couleurs et d’images, permettent de proposer aux lecteurs une expérience agréable. Le look & feel et l’ergonomie de la plateforme sont essentiels afin que ces derniers trouvent l’environnement plaisant et facile d’utilisation, autant de bonnes raisons de s’y connecter souvent.